Elektronik Postayla Şirket Yönetilmez

0 1098

İletişim teknolojileri hiç şüphesiz iş hayatını hem kolaylaştırdı hem de hızlandırdı ama çoğu yönetici bu teknolojileri doğru kullanmıyor. Bir şirketi yönetmek sadece hangi işin hangi sürede yapılacağı talimatı vermek değil, çalışanlarla insani ilişkiler kurmayı gerektiren bir iştir.

Çalışanlarıyla elektronik postayla yazışmanın yeterli olacağını varsayıp yüz yüze iletişimi ihmal eden yöneticiler, insanlar üzerinde olumlu bir etki yaratamaz. Hiçbir yönetici elektronik posta göndererek çalışanlarıyla karşılıklı güven oluşturma imkanına sahip değildir. Hiçbir iletişim teknolojisi, yüz yüze iletişimin yerini tutamaz.

Mintzberg & Todd gerçekten etkili bir yönetim için, yöneticilerin dijital teknolojilere daha az bel bağlayarak, kontrolü yeniden ele almaları gerektiğini söylerler. Bunun için

  • Her yöneticinin hangi konunun e mail ile hangi konunun yüz yüze konuşarak anlatılacağının ayrımını yapması ve her işi elektronik postayla halledemeyeceğini bilmesi gerekir. Yüz yüze görüşülmesi gereken bir konuyu e mail ile iletmesi, yöneticinin sorumluluk almaktan kaçması, işi başından savması demektir. Böyle bir kolaycılığa kaçan her yönetici kısa zamanda daha büyük bir sorunu yönetmekle karşı karşıya kalır.
  • Her yöneticinin ve her çalışanın göndereceği elektronik postalara kimleri ekleyeceğine düşünerek karar vermesi gerekir. Her elektronik postayı herkese gönderme kolaycılığına kaçmak, insanların zaman kaybına neden olur. Muhatapları doğru seçilmemiş elektronik postalar alıcılar gözünde de itibar görmez.  Böyle bir posta alan pek çok insan “Konu herkese iletilmiş, birisi nasılsa cevaplar” duygusuyla içeriği önemsemez.
  • Teknolojinin sağladığı kolaylıkla düşünmeden gönderilen elektronik postalar şirket içinde mesaj kirliliğine yol açar.
  • Bir elektronik postaya cevap vermek yüz yüze görüşme yapmaktan elbette daha hızlıdır ama her mesaja hemen cevap vermenin mümkün olması, yöneticinin yeterince düşünmeden karar vermesine neden olur. Teknolojinin yarattığı hız yöneticilerin sağlıklı ve berrak düşünmelerine engel olabilir. Bazı önemli elektronik postaları önce yazıp, aradan bir gün geçtikten sonra tekrar okuyarak göndermek, yöneticinin hata yapma riskini azaltır.
  • Karşılıklı görüşme sadece sözlerden ibaret değildir; yüz yüze iletişimin birer parçası olan beden dili ve ses tonu da verilmek istenen mesajı güçlendiren öğelerdir. Ses tonu ve beden dilinin yazıyla iletilememesi, insanın kendisini ifade edememesine ve yanlış anlaşılmalara neden olabilir.
  • Nitelikli iletişim, insanların birbirlerini dinleyerek, karşılıklı etkileşim içinde olmalarıyla gerçekleşir. Önemli konular, elektronik postayla değil,  konuşarak çözülebilir. Sıradan konular bile bazen elektronik postayla iletildiğinde, büyüyüp soruna dönüşebilir. Elektronik haberleşme, yüz yüze iletişimin doğallığını ve sıcaklığını ortadan kaldırır.
  • Ayrıca gizli ve özel konuları elektronik ortamda iletmek doğru değildir. Kamuoyuna yansıyan pekçok skandalın kökeninde iki kişi arasında kalması gereken konuların elektronik postaya dökülmüş olması vardır.
  • İki insan arasında kalması gereken bir konuda yazışırken üçüncü bir kişiyi gizli kopyaya (bcc) eklemek nezaket kurallarına ve karşılıklı güven ilkesine aykırıdır. 
  • Zaman zaman teknolojiyi sessize almak, dijital kanalları susturmak, insani ilişkileri güçlendirir. Her yöneticinin dönemsel olarak elektronik iletişim detoksu yapması gerekir.
  • İnternet kullanımında da görgü kuralları olduğunun farkında olmak önemlidir. Telefonla ya da yüz yüze konuşulabilecek konular için elektronik postaya başvurmak nezaketsiz olduğu kadar yetersizdir de.

Elektronik posta ve mesajlaşma, yüz yüze iletişimin tamamlayıcısıdır. Hiçbir şekilde yüz yüze iletişimin yerine geçmez.

YORUM YOK

Yanıt verin

YORUMUNUZ

ADINIZ SOYADINIZ

E-POSTA ADRESİNİZ


KONUYLA İLGİLİ MAKALE ve LİNKLER

  1. The Offline Executive: A manager’s effectiveness depends not only on using e-mail and other electronic communication, but also on learning to shut it down.
    ​https://www.strategy-business.com/article/00121

  2. M.D. Roblyer|A. H. Doering, Netiquette: Rules of Behavior on the Internet
    https://www.education.com/reference/article/netiquette-rules-behavior-internet/

KONUYLA İLGİLİ KİTAP ÖNERİLERİ

BENZER YAZILAR

1 1124