Toplantı Yapmanın Kuralları Nelerdir?

Bugün çoğu şirkette, çalışanların zamanının önemli bir kısmı toplantı yaparak geçiyor.

Şirketler büyüdükçe toplantı sayısı artıyor; süreleri uzuyor. Toplantıların amacı, işleri planlamak ve şirketin hedeflerini gerçekleştirmek ama zamanını iyi kullanan, verimli toplantı yapan şirket çok az. Pek çok şirket; gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılar yaparak çalışanların çok değerli zamanını boşa harcıyor.

Şirketler, üç farklı nedenle toplantı yaparlar:

  1. Karar alma toplantıları: Bu toplantılar, bir sorunun nasıl çözüleceğine karar verme veya  nasıl tavır alınacağını, nasıl davranılacağını saptama amacını taşır.
  2. Geri bildirim toplantıları: Herhangi bir konuda; gelişmeleri, kişileri, ürünü… değerlendirme amacıyla yapılan toplantılardır.
  3. Bilgilenme toplantıları: Bu toplantılar tarafların bilgilenmeleri için düzenlenen toplantılardır. Şirketlerin haftalık icra toplantıları bu tarz toplantılardır. Her icra üyesi, ne yaptığı ve ne yapacağı hakkında bilgi verir.

Beyin fırtınaları ya da atölye çalışmaları (workshop), bu toplantıların dışında kalır. Bunlar bir konunun enine boyuna tartışılması için düzenlenen, tamamen farklı toplantı türleridir.

David Grady ve Jason Fried, şirket çalışanlarının zamanının neredeyse yarısını toplantılarda harcadıklarını söylüyorlar. Benim gözlemlerime göre bazı şirketlerde bu oran daha da fazla.

Hiç şüphe yok ki toplantı yapmak her organizasyon için bir gerekliliktir ama fazla toplantı yapmak ve toplantılarda zamanı verimsiz kullanmak, herkesin en değerli kaynağı olan zamanı heba etmektir.

Peter Drucker, “Bir insan hem toplantı yapıp hem çalışamaz; dolayısıyla toplantı için harcanan zaman, üretim zamanından çalınan zamandır.” der.

Verimli bir toplantı yapmak için herkesin uyması gereken kurallar şunlardır:

  • Toplantı çağrısı yapan kişinin, toplantının konusunu, kimlerin katılacağını ve toplantının ne kadar süreceği belirtmesi gerekir.
  • Toplantıya katılacak olanların hazırlık yapmaları gerekiyorsa, toplantının ayrıntılı gündeminin katılımcılara gönderilmesi gerekir.
  • Toplantı çağrısını yapan, o toplantının sahibidir; toplantının gündeme uygun ilerlemesinden, konuların tamamının konuşulmasından ve toplantının belirtilen sürede bitirilmesinden sorumludur.
  • Toplantının ne kadar süreceğinin önceden belirtilmesi ve buna kesinlikle uyulması şarttır.
  • Toplantıda, toplantı amacı dışındaki konuların konuşulmamasına özen göstermek gerekir. Bir iki dakikalık hal hatır sorma ya da o gün herkesin ilgilendiği bir konu hakkında konuşmak kabul edilebilir ama toplantı gündemi dışındaki konular konuşulmamalıdır.
  • Katılmaları gerekli olmayanlar, toplantıya çağırılmamalıdır.  Her organizasyonun, “En değerli kaynak, zamandır.” anlayışını, her davranışıyla ortaya koyması gerekir.
  • Toplantılarda sunumların ve yorumların mümkün olduğu kadar kısa olması gerekir. Toplantıya katılanlara saygı göstermenin en doğru yolu, onlara konuyu kolayca anlayabilecekleri kadar iyi anlatmak ve bunun için de çok iyi hazırlık yapmaktır. .
  • Toplantı biter bitmez, toplantı notlarını çok kısa bir şekilde (telgraf metni gibi) bütün katılımcılara e posta ile iletmek çok yerinde bir davranıştır. Bu notlar hem bir sonraki toplantıda konuları takip etmek için gereklidir hem de arşiv değeri taşıdıklarından ötürü çok değerlidir. Toplantıdan kısa bir süre sonra toplantı notu gönderme disiplinine sahip pek az şirket var; bu iyi alışkanlığın her şirkete yaygınlaşması gerekir.
  • Toplantıya katılanların cep telefonu, tablet veya bilgisayarlarıyla meşgul olmamaları gerekir. Maalesef bugün yapılan pek çok toplantıda, insanlar birbirlerini dinlemek yerine ellerindeki telefonlarla meşgul oluyorlar. Halbuki, bir toplantı sırasında insanın başka işlerle ilgilenmesi hem görgüsüzlük hem diğerlerine saygısızlıktır. Zorunluluk dışında cep telefonuyla mesajlaşmamak, görüşme yapmamak gerekir. Şirketlerin bu konuda bir davranış adabı belirlemesine ve herkesin bu adaba uymasına çok ihtiyaç vardır. (Yeni Nesil Görgü Kuralları)
  • Son yıllarda internet sağlayıcılarının bağlantı hızı ve kalitesi çok arttı ve bu sayede video konferanslar da son derece verimli olmaya başladı. Birçok şirketin farklı şehirlerdeki çalışanları artık seyahat etmeden toplantılara uzaktan bağlanabiliyorlar. Ben mümkün olduğu ölçüde her şirketin bu imkandan yararlanmasını destekliyorum; çünkü seyahat etmek yerine uzaktan bağlanmak, yöneticilere büyük zaman tasarrufu sağlıyor. Ancak bu toplantıların verimli olması için, kullanılan teknolojinin iyi olması gerekir. Aksi takdirde, düşük ses ve görüntü kalitesiyle toplantı yapmak bir eziyet olur.

Şirketler, her şeyin maliyetine son derece titizlik gösterirken, en önemli maliyet kalemi olan yöneticilerin zamanını; gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılarda hovardaca harcıyorlar.  Üstelik çoğu, böyle bir israf içinde olduğunun bilincinde bile değil.

Gereksiz ve verimsiz toplantılardaki zaman israfını önlemenin yolu, şirketlerin toplantı alışkanlıklarını eleştirel bir bakış açısıyla gözden geçirmeleridir. Her şirketin insan kaynakları bölümleri toplantı düzenleme konusunda yeni bir anlayışı hayata geçirip, şirketin toplantı alışkanlıklarını değiştirebilir.

Şirketlerin amacı değer üretmektir; toplantı yapmak değil. İnsanların çalışması için zamana ihtiyacı vardır. Gereksiz ve verimsiz toplantılar yaparak insanların değerli zamanını boşa harcamak en büyük israftır.

3 YORUM

  1. 2016 yılınıda her hafta sizlerin yönlendirici, farkındalık oluşturan ve en önemlisi konfor alanından sıyrılmamıza katkı koyan yazılarınızı okuyarak geçti, teşekkür ederim. Yeni yılın kaleminize güç katması dileği ile saygılarımı sunarım.

Bir yorum yazın

YORUMUNUZ

ADINIZ SOYADINIZ

E-POSTA ADRESİNİZ


KONUYLA İLGİLİ KİTAP ÖNERİLERİ

KONUYLA İLGİLİ MAKALE ve LİNKLER

  1. “Running Effective Meetings: Establishing an Objective and Sticking to It”
    https://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm

  2. Jeff Dennenn, “Finally, A Meeting That’s Worth Your Time”
    https://www.linkedin.com/pulse/20141106184032-169567318-finally-a-meeting-that-s-worth-your-time

  3. “Busy CEOs Spend Nearly One Day Each Week Managing Communications, Two Days in Meetings”
    http://www.bain.com/about/press/press-releases/Busy-ceos-spend-nearly-one-day-each-week-managing-communications.aspx

  4. Jeff Dennen, “Let’s Fix It: Kill the Weekly Meeting”
    https://www.linkedin.com/pulse/20141013220246-169567318-let-s-fix-it-kill-the-weekly-meeting

  5. “Real Cost Meeting”
    https://realcostmeeting.com/

  6. Michael C. Mankins, “This Weekly Meeting Took Up 300,000 Hours a Year”, Digital Article
    https://hbr.org/product/this-weekly-meeting-took-up-300000-hours-a-year/H00SA5-PDF-ENG?referral=03477

  7. Michael C. Mankins, “This Weekly Meeting Took Up 300,000 Hours a Year”
    http://www.bain.com/publications/articles/this-weekly-meeting-took-up-300-thousand-hours-a-year-hbr.aspx

  8. Lou Solomon, “The True Cost Of Unproductive Meetings The True Cost Of Unproductive Meetings”
    http://www.ceo.com/leadership_and_management/the-true-cost-of-unproductive-meetings/

  9. “The True Cost of Meetings [Infographic]”
    https://www.readytalk.com/meeting-resources/infographics/true-cost-meetings-infographic

  10. Laura Montini “What Unproductive Meetings Are Costing You (Infographic)
    http://www.inc.com/laura-montini/infographic/the-ugly-truth-about-meetings.html

  11. David Kendall, “How to Stop Wasting Your Time in Meetings: 7 Ways to Change Your Meeting Culture at Work”
    https://www.psychologytoday.com/blog/blamestorming/201605/how-stop-wasting-your-time-in-meetings

  12. Jason Fried: “Why Work Doesn\'t Happen at Work”
    https://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work/transcript?language=en

  13. David Grady “How to Save The World (or at Least Yourself) from Bad Meetings”
    https://www.ted.com/talks/david_grady_how_to_save_the_world_or_at_least_yourself_from_bad_meetings

  14. Emily Pidgeon, “The Economic Impact of Bad Meetings”
    http://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/

  15. Ian Altman, “How To Avoid Wasting Time In Unproductive Meetings”
    http://www.forbes.com/sites/ianaltman/2015/06/02/how-to-avoid-wasting-time-in-unproductive-meetings/#623a5c7436cf

  16. “Make Your Workplace Smarter”
    https://www.citrix.com/content/dam/citrix/en_us/documents/partner-documents/citrix-smart-office-make-your-workplace-smarter-solution-brief.pdf

  17. How to Conduct More Effective Meetings
    http://cultbranding.com/ceo/effective-meetings/

  18. Sharlyn Lauby, “The Only 3 Reasons to Hold a Business Meeting”
    https://www.hrbartender.com/2015/training/the-only-3-reasons-to-hold-a-business-meeting/

  19. Scott Dockweiler “How Much Time Do We Spend in Meetings? (Hint: It\'s Scary)”
    https://www.themuse.com/advice/how-much-time-do-we-spend-in-meetings-hint-its-scary

  20. Orkun Şen, Hasan Çalışkan, “Toplantı Ve Sunu Teknikleri”
    http://bizdosyalar.nevsehir.edu.tr/3bb122ccad0e1d59ed3be8e6f873932a/toplanti-ve-sunu-teknikleri.pdf

  21. Sharlyn Lauby, “How To: Plan the Perfect Meeting”
    https://www.hrbartender.com/2012/training/how-to-plan-the-perfect-meeting/